مهام إدارة العلاقات العامة

1. إدارة القنوات الإعلامية:

لا يقتصر مفهوم إدارة العلاقات العامة الهيئة أو المؤسسة على إدارة حسابات التواصل الاجتماعي للشركة أو أي وسائل تواصل أخرى قد تمتلكها المؤسسة، بل يتجاوز ذلك إلى إدارة الاعلام والتوثيق في الهيئة من خلال التواصل مع الجهات الصحفية وتزويدها بالمعلومات اللازمة عن عمل الهيئة، بإصدار البيانات والتقارير الصحفية، التفاعل والتواصل مع الجهات المختلفة بما يضمن صياغة صورة عامة إيجابية للهيئة.

2. وضع الاستراتيجيات الخدمية:

قد يقول البعض إن مثل هذه المهمة مهام مسؤولي النقل الجوي في الهيئة، ولكن إدارة العلاقات العامة ا تعتبر جزء من الخدمة وغالبًا ما يعمل الطرفين معًا في الهيئة الواحدة، لذلك من مهام إدارة العلاقات العامة في الهيئة العمل مع الإدارة العامة للنقل الجوي بوضع استراتيجيات خدميه مناسبة لعمل الهيئة والمنتسبين للشركات العاملة في مجال الطيران.

3. تحليل الاستراتيجيات الخدمية والتواصل:

إلى جانب المساعدة في وضع الاستراتيجيات الخدمية، من مهام إدارة العلاقات العامة وتحليل هذه الاستراتيجيات وقياس مدى ما تحققه من نجاح، وفاعليتها في تحقيق أهداف الشركة للعمل لاحقًا على تطويرها بناء على ذلك.

4. إدارة عمليات التواصل:

تتولى إدارة العلاقات العامة إدارة عمليات التواصل داخل وخارج الشركات والجهات الحكومية والخاصة، فيما بين أقسام الهيئة المختلفة وبين الإدارة والموظفين، وخارج الهيئة مع الجمهور والمؤسسات الإعلامية والشركات وهذا في سبيل تحقيق أقصى استفادة ممكنة وضمان وصول الرسائل إلى الجمهور أو الطرف المناسب أي كان.

5. المراسلات:

المراسلات ضمن الهيئة تشمل العديد من المهام التي من شأنها تحقيق الأهداف الترويجية الخدمية للهيئة الخاصة بها، ويتم ذلك عبر الوثائق والعروض والتقارير والإيميلات والرسائل الخطية التي يمكن أن ترسل لجهات مختلفة داخل وخارج الشركة وكل هذا يكون من مهام إدارة العلاقات العامة في الشركات. والمؤسسات والبنوك.

6. التواصل الداخلي:

التواصل الداخلي يتجاوز مجرد إرسال إيميل لموظفي الهيئة ومسؤوليها يخبرهم عن سياسات العمل الجديد في الهيئة، بل لا بد للإدارة العامة للعلاقات من أن تتولى على عاتقها شرح مثل هذه السياسات بالطريقة المناسبة.

7. التدريب الإعلامي:

هذا بشكل رئيسي يكون في دوائر إدارة العلاقات العامة في الهيئات الشركات الناشئة والتي يكون الموظفين أو المسؤولين ليس لديهم الكثير من الخبرة في التواصل مع الجهات المختلفة خارج الشركة خاصة وسائل الإعلام، فيتولى مسؤولو إدارة العلاقات العامة تدريب الأفراد المسؤولين في المؤسسة على التواصل من هذا النوع، وربما يقومون بتدريب بعض موظفي الهيئة إذا دعت الحاجة لذلك.

8. إدارة الأفكار:

من إدارة العلاقات العامة في الهيئات أو الشركات والمؤسسات المختلفة متابعة الأفكار الجديدة التي تظهر في الأقسام المختلفة بالإضافة إلى الحلول والاقتراحات التي يمكن أن تقدم من قبل أي من أفراد الهيئة والتي تسهم في تطوير العمل وتقدمه، ومن ثم يقوم مسؤولو إدارة العلاقات العامة بمتابعة هذه الأفكار وإيصالها إلى الجهات المسؤولة لدراستها وتنفيذها.

9. تحرير أصول إدارة العلاقات العامة:

وهذا يشمل العديد من المهام والمسؤوليات التي عادة ما تتولاها إدارة العلاقات العامة، مثل كتابة أي تقارير أو وثائق على صلة إدارة العلاقات العامة في المؤسسة والهيئات الأخرى، التقارير الإعلامية والصحفية، النصوص الخاصة في مجال خدمات الطيران المدني مع الجهات المختلفة، وصف الإحداث والفعاليات المختلفة التي قد تنظم، تحرير الدعوات والاجتماعات عند الحاجة، وغير ذلك من الأمور ذات الصلة.

10. إدارة الأزمات

ولا يقصد هنا المشاكل والأزمات ذات الصلة المباشرة بالعمل أو تخصص الهيئة، وإنما تلك الأزمات التي قد تتعرض لها الهيئة أمام الجمهور، مثل الأخطاء، مشاكل الشراكات، الأزمات مع المنافسين، الأزمات التي يثيرها الموظفون لأسباب مختلفة وغير ذلك من الأزمات التي قد تؤثر على الصورة العامة للهيئة.

11. إرسال التقارير:

كل هيئة او شركة لا بد من أن يكون لديها تقارير دورية يتم أرسالها إلى إدارة الهيئة وجهات أخرى ربما مثل المستثمرين في الهيئات أو الشركات الخاصة، وهنا الأمر بحاجة لمن يقوم بصياغة هذه التقارير وإضافة المعلومة اللازمة للجهة التي ستتسلم التقرير، وهذا يكون من مهام إدارة العلاقات العامة في الهيئات.

12. استغلال الفعاليات في مجال خدمة الطيران المدني والإرصاد:

ويمكن أن يتم ذلك وفق العديد من الأشكال والأساليب مثل صياغة الخطابات خلال المناسبات المختلفة التي قد يحضرها مسؤولو الهيئة، حضور المؤتمرات في مجال عمل الهيئة وتخصصها، استغلال المناسبات الاجتماعية فيما يضمن خدمات الطيران الخاصة بالهيئة من تقديم العروض وطلب المنح الخاصة بالطيران لموظفي الهيئة من هيئات الطيران المدني والإرصاد..

13. علاقات إدارة العلاقات العامة مع المؤثرين:

الكثير من الهيئات والشركات الخاصة بالطيران، اليوم صارت تركز على علاقتها مع الأشخاص المؤثرين في المجتمع من مدونين ومشاهير مواقع التواصل الاجتماعي والذين يتابعهم الملايين الأمر الذي يعزز من الجهود الخدمية في مجال الطيران المدني ويساهم في التواصل مع جمهور أكبر من خلال المؤثرين هؤلاء وهي العملية التي تتولاها إدارة العلاقات العامة في الهيئات والشركات في مجال الطيران المدني والارصاد.

14. صياغة الهوية البصرية للهيئة:

البعض يعتقد إن هذه المهمة من مسؤوليات فريق النقل الجوي في هيئات الطيران، ولكن دائمًا ما تتداخل مهام الخدمة للنقل الجوي مع الإدارة العامة للعلاقات. فالهوية البصرية مثلًا هي مهمة مشتركة بين الإدارتين للوصول إلى شكل موحد يوصل للجمهور رسالة الهيئة وفكرتها العامة ويساهم في تعزيز علامتها الخدمية في مجال الطيران المدني والارصاد.

15. بناء علاقات إيجابية:

أخيرًا بالنسبة للهيئة والشركات والهيئات الخاصة بالطيران وغيرها من جهات حكومية والتي يشتمل عملها على التواصل الدائم مع عملاء وزبائن فأنه من مهام إدارة العلاقات العامة في هيئات الطيران والشركات ضمان بناء علاقات ثقة قوية وإيجابية مع الزبائن والعملاء على اختلافهم، وإرسال صورة إيجابية لهم عن الهيئة. وهذا يتم بالعمل جنبًا إلى جنب مع أقسام وادارات أخرى في الهيئة أهمها خدمات الزبائن والعملاء في مجال الطيران المدني والارصاد.

 للتواصل مع إدارة العلاقات العامة 

 E-mail:P.R.M@cama.gov.ye 

ghaleb@cama.gov.ye